Vacature Bestuursondersteuner/ Office manager
Zorg jij dat Biohuis vooruit kan?
Hou jij van regelen, organiseren en overzicht creëren? Krijg je energie van veel verschillende mensen om je heen en vind je het leuk als geen dag precies hetzelfde is? Dan hebben we bij Biohuis een mooie plek voor je.
Biohuis is volop in beweging. Samen met biologische boeren, tuinders, verenigingen en organisaties werken we aan een sterke en toekomstgerichte biologische sector. Vooruitstrevend, met goede moed en met plezier. Je werkt samen met een enthousiast netwerk van mensen die zich dagelijks inzetten voor biologische landbouw.
Als office manager / bestuursondersteuner ben jij een belangrijke spil in die beweging. Jij zorgt dat de basis klopt: vergaderingen zijn goed voorbereid, afspraken worden opgevolgd, leden weten waar ze terechtkunnen en praktische zaken worden geregeld. Maar je doet meer dan dat.
Je denkt mee, pakt dingen op en helpt Biohuis zichtbaar en goed georganiseerd te zijn. Je schakelt tussen bestuur, leden, dragende organisaties en collega’s van Bionext. De ene keer organiseer je een bestuursvergadering, de volgende keer werk je mee aan de Biohuisdag of Biokennisweek, help je een vereniging verder of zorg je dat de website weer actueel is.
Wat bieden wij?
- Een veelzijdige functie binnen een betrokken en groeiende sector, waarin je direct bijdraagt aan het functioneren van het Biohuis en de biologische landbouw;
- De functie omvat 20 uur per week;
- Ruimte voor flexibiliteit in de verdeling van de uren: Een deel van het werk bestaat uit vaste werkzaamheden en vergaderingen, daarnaast is er ruimte nodig om onverwachte zaken op te pakken.
- Minimaal 1 dag per week op kantoor in Ede;
- Je werkt nauw samen met het bestuur, de betrokken verenigingen en andere medewerkers van het Biohuis en collega's van Bionext.
- Salarisindicatie: 3.000, tot 4.537,- o.b.v. fulltime.
Voor meer informatie neem contact op met: Ilse Blauw: 06-33740599 of mail:
Ben jij iemand die graag de zaken organiseert, overzicht houdt en ervoor zorgt dat afspraken ook daadwerkelijk worden uitgevoerd? Dan maken we graag kennis met je.
We zoeken iemand die:
- Zelfstandig en nauwkeurig werkt;
- Goed kan plannen en organiseren;
- Makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden;
- Plezier heeft in zowel administratief als communicatief werk;
- Goed kan schrijven en communiceren;
- Zorgvuldig omgaat met informatie en afspraken;
- Niet afwacht, maar zelf ziet wat er moet gebeuren;
- Makkelijk contact legt met bestuurders, leden en samenwerkingspartners;
- Affiniteit heeft met de biologische landbouw en de vereniging Biohuis.
Ervaring met verenigingswerk, bestuursondersteuning, ledenadministratie of communicatie is een pré. Belangrijker vinden we dat je overzicht houdt, verantwoordelijkheid neemt en graag zorgt dat zaken goed geregeld zijn.
Werkzaamheden:
- Bestuursondersteuning:
- Plannen en voorbereiden van bestuursvergaderingen, de Bioraad en de ALV.
- Vergaderingen bijwonen en notuleren.
- Actiepunten bewaken en opvolgen.
- Indien gewenst ondersteuning bij overige vergaderingen.
- Jaarplanning en vergaderplanning van het bestuur bijhouden.
- Overzicht van taken en rollen binnen het bestuur actueel houden.
- Ondersteunen bij bestuurswisselingen, onder andere richting KVK en IFOAM.
- Vergaderingen van bijvoorbeeld de selectiecommissie voor nieuwe bestuursleden plannen en voorbereiden.
- Vergaderingen inplannen met externe partijen.
- Ledenadministratie
- Nieuwe leden registreren en het ledenbestand/ CRM actueel houden. Kennis van Exact is een pré.
- Jaarlijks de ledenaantallen controleren en afstemmen met de verenigingen.
- Ledenadministratie bijhouden voor nieuwsbrief en toegang tot de Biobank.
- Aantallen vaststellen voor de jaarlijkse facturatie.
- Facturen opstellen en versturen en hierover afstemmen met de penningmeesters van de diverse verenigingen.
- Vragen en praktische problemen rondom de ledenadministratie en Biobank oppakken.
- Communicatie
- Website beheren/ up to date houden (nieuwsberichten worden door communicatie geschreven en geplaatst).
- Presentaties en andere communicatiematerialen maken.
- Ondersteunen bij de organisatie van de Biohuisdag en het Biohuis deel van de jaarlijkse Biobeurs.
- Deelnemen aan de weekstart en zorgen voor goede afstemming binnen de organisatie.
- Contact onderhouden met dragende organisaties en ondersteunen bij ledencommunicatie.
- Bijdragen aan het verbeteren van ledenwerving en de communicatie richting potentiële leden.
- E-mail en dagelijkse organisatie
- De algemene mailbox (info@biohuis.org) dagelijks bijhouden.
- Vragen zelfstandig beantwoorden of doorzetten naar de juiste persoon.
- Problemen en vragen rondom de Biobank signaleren en opvolgen.
- Ondersteunen van dragende verenigingen en andere betrokken organisaties.
- Oppakken van praktische en soms onverwachte zaken die zich binnen de organisatie voordoen.
